Despachos de administración de fincas
Administradores de fincas: cuánto debe cada comunidad, sin abrir tres programas.
El programa de fincas, el banco y los Excel del despacho cuentan cada uno una parte. Alarife los junta en una copia ordenada: preguntas en lenguaje normal por la morosidad de una comunidad y recibes la cifra, un gráfico y de dónde sale.
¿Cuánto debe Residencial Los Almendros y quién lo debe?
Alarife está escribiendo
Residencial Los Almendros debe 1.380 € en 6 recibos de 230 €. Toda la deuda está en tres viviendas.
Desglose
Viviendas con deuda
- 1.º B3 recibos pendientes690 €
- 2.º A2 recibos pendientes460 €
- Bajo C1 recibo pendiente230 €
Total · 6 recibos · 1.380 €
Deuda por concepto
Origen: recibos pendientes del programa de gestión, a 14/10/2026.
Un recibo pendiente es uno vencido que no tiene cobro en el banco.
La derrama del ascensor se lleva en una hoja de Excel y se ha sumado aparte.
¿Cómo va el cobro de Edificio Mirador este año? Es para la junta.
Alarife está escribiendo
¿Qué ingresos de octubre no corresponden a ningún recibo?
Alarife está escribiendo
Comunidades, importes y fechas de este ejemplo son ficticios.
En pocas palabras
Alarife conecta el programa de gestión de fincas (también los antiguos), los extractos del banco y las hojas de Excel de un despacho en una copia ordenada, alojada en la Unión Europea.
El equipo pregunta en lenguaje normal, por ejemplo cuánto debe una comunidad, y recibe la cifra, un gráfico y de dónde sale cada dato. No sustituye ni modifica el programa de fincas: lee una copia.
Lo que pasa en un despacho
Saber cuánto debe cada comunidad no debería llevar una tarde
Los datos de un despacho suelen estar repartidos entre el programa de fincas, el banco y hojas de Excel. Estos son los casos en que más se nota.
Morosidad por comunidad
Saber cuánto debe cada comunidad pide un listado del programa de fincas, mirar qué ha entrado en el banco y arreglarlo en Excel. Cuando está listo, ya ha cambiado.
Pregunta de ejemplo: «¿Cuánto debe cada comunidad hoy?»
Cuotas pendientes
Una cuota, tres cuotas o un plazo de derrama no se cuentan igual en todos los listados, y nadie recuerda el criterio de cada uno.
Pregunta de ejemplo: «¿Qué comunidades deben más de tres cuotas?»
Informes para la junta
Antes de cada junta alguien monta a mano el resumen de cobros y deuda, y tiene que poder explicar de dónde sale cada número.
Pregunta de ejemplo: «¿Cómo va el cobro de esta comunidad este año?»
Conciliación con el banco
Ingresos con el concepto «cuota» y nada más. Casar cada transferencia con su recibo lleva horas y siempre quedan algunas sueltas.
Pregunta de ejemplo: «¿Qué ingresos del mes no corresponden a ningún recibo?»
Datos repartidos
El programa de fincas guarda los recibos, el banco guarda los cobros y cada persona lleva sus propios Excel. Ninguno cuenta la historia completa.
Pregunta de ejemplo: «¿De dónde sale esta cifra?»
Un programa antiguo
El programa de fincas lleva años en el despacho y sacar un dato que no está en sus informes fijos depende de alguien. Si exporta datos o los guarda en una base de datos, normalmente se pueden leer.
Pregunta de ejemplo: «¿Cuántos recibos devueltos tuvimos el año pasado?»
Si en tu despacho el problema es otro, cuéntanoslo. La revisión sirve para ver qué datos hay y qué preguntas se pueden responder.
Cómo funciona
Del programa de fincas, el banco y los Excel a una respuesta que puedes comprobar
No cambias de programa ni de forma de trabajar. Alarife copia los datos que ya tienes, los ordena y te deja preguntarles.
Una copia ordenada
| Comunidad | Concepto | Importe | Origen |
|---|---|---|---|
| Los Almendros | Cuota oct. | 230 € | Gestión |
| Mirador | Ingreso | 230 € | Banco |
| Los Almendros | Derrama | 230 € | Excel |
| Plaza Nueva | Cuota oct. | 190 € | Gestión |
Fincas, banco y Excel, juntos y con historial
Alojada en la Unión Europea. Cada dato conserva el programa del que viene.
Lo que ve tu equipo
Desliza para ver más
Pantallas de ejemplo con datos ficticios. Pregunta escribiendo o hablando y recibe la cifra con su origen.
Cómo empezar
Lo montamos sobre los datos de tu despacho
Cuatro pasos, cada uno con su alcance cerrado.
- Paso 1
Revisión
Una conversación y un repaso del programa de fincas, el banco y las hojas de Excel para ver qué datos hay y cuáles faltan.
- Paso 2
Diagnóstico
Extraemos y comprobamos tus datos. Recibes un informe con lo que hay, los problemas encontrados y un plan cerrado.
- Paso 3
Implantación
Tu equipo empieza a usar Alarife con los datos de sus comunidades.
- Paso 4
Mantenimiento
Mantenemos las conexiones al día y hacemos los ajustes pequeños que vayan haciendo falta.
Preguntas frecuentes
Lo que suelen preguntar los administradores de fincas
¿Sirve si el programa de fincas es antiguo?
Normalmente sí. Si el programa exporta listados o guarda los datos en una base de datos, se pueden leer. Lo comprobamos en la revisión y te decimos qué se puede leer y qué no. Alarife no modifica el programa: trabaja sobre una copia.
¿Hay que cambiar de programa de fincas o de forma de trabajar?
No. Seguís usando el programa de fincas, el banco y los Excel como hasta ahora. Alarife lee una copia de los datos y no escribe nada en ellos.
¿Cómo calcula Alarife cuánto debe cada comunidad?
Parte de los recibos pendientes del programa de fincas y de los cobros del extracto del banco. Cada respuesta indica de dónde sale y qué criterio se ha usado, por ejemplo qué cuenta como recibo pendiente, para que podáis comprobarla.
¿Sirve para preparar las cifras de una junta?
Sí, para la parte de cifras: preguntas por los cobros, la deuda y su antigüedad en una comunidad y recibes cada dato con su gráfico y su origen. El informe de la junta lo seguís redactando vosotros.
¿Ayuda con la conciliación con el banco?
Con el extracto del banco y los recibos en la misma copia, puedes preguntar qué ingresos no coinciden con ningún recibo. Alarife no apunta nada en el programa ni en la contabilidad: te enseña lo que no cuadra y lo corrige quien corresponda en el despacho.
¿Dónde se guardan los datos de propietarios e inquilinos?
En servidores dentro de la Unión Europea, en una copia del despacho. Firmamos un contrato de encargo de tratamiento y los datos no se usan para entrenar modelos de inteligencia artificial. Para responder, la inteligencia artificial trabaja con cifras y resultados ya calculados, no con listados de vecinos.
¿Cuánto se tarda en ponerlo en marcha?
La revisión y el diagnóstico llevan unas tres o cuatro semanas. La implantación, entre seis y ocho más, según cuántos programas haya que conectar.
¿Cuánto cuesta?
Depende de cuántos programas uséis. Después de la revisión recibís un precio cerrado para cada fase y una cuota mensual de mantenimiento, sin permanencia.
Cuéntanos qué programa de fincas usas
Con eso vemos qué se puede leer y te enseñamos Alarife con esos datos.
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