Respuesta corta
Para conocer las cuotas pendientes de una comunidad, fija una fecha de corte y revisa los recibos vencidos a esa fecha, los cobros parciales, las devoluciones y los pagos que ya están en el banco pero todavía no se han asignado a un recibo. El listado de deudas de tu programa puede resolver la consulta si sus datos están al día.
Si el listado no coincide con el banco o con una hoja auxiliar, contrasta las diferencias antes de reclamar o de presentar el total. Y cuando reúnas varias comunidades, cada importe debe conservar su comunidad, concepto, periodo y origen para poder comprobarlo.
Cómo se hace, paso a paso
- Decide qué deuda mides
Hay dos cosas distintas: lo que los propietarios deben a la comunidad (cuotas y derramas) y lo que la comunidad debe al despacho (honorarios). Esta guía trata de la primera. No las sumes en el mismo total.
- Fija la fecha de corte
Todo el análisis se hace «a fecha de». Apúntala junto al resultado: sin fecha, dos personas obtienen cifras distintas con los mismos datos.
- Saca el listado del programa
Recibos emitidos y no cobrados a la fecha de corte, con comunidad, vivienda, concepto, vencimiento, importe y cobrado. Por ejemplo, la base de conocimiento de Fynkus publica «¿Cómo sacar un listado de deudas de propietarios?» y «Sacar un informe de recibos pendientes». Si usas otro programa, comprueba en su ayuda o con su soporte si dispone de un listado equivalente y qué información incluye. Si con esto respondes lo que necesitas, no hace falta nada más.
- Distingue el estado de cada recibo
Separa los importes aún no vencidos de los vencidos y exigibles sin pagar, incluidos los devueltos y el saldo de los cobros parciales. Puedes mostrar cada estado por separado, pero una devolución no excluye del total una deuda que sigue impagada. Aplica el mismo criterio en todas las comunidades.
- Contrástalo con el banco y con tus hojas
Mira los ingresos de las últimas semanas: un pago que ya está en el extracto pero no está asignado a su recibo aparece como deuda en el listado. Revisa también las hojas donde alguien apunte pagos en mano o acuerdos de fraccionamiento.
- Resume por comunidad y antigüedad, con detalle
Total por comunidad y por antigüedad y, desde cada total, la lista de recibos que lo forman. Un total sin detalle no se puede explicar a un propietario ni a la junta.
- Repite con el mismo criterio
Para comparar periodos, usa la misma regla de corte (por ejemplo, fin de mes) y la misma definición de pendiente. Si cambias el criterio, anótalo.
Ejemplo ficticio con un total que puedes reconstruir
Datos ficticios
Comunidad inventada, «Edificio Los Almendros», con fecha de corte 30/09/2026. Ningún dato corresponde a una comunidad real.
En este ejemplo, todos los recibos incluidos vencían el 01/07/2026; no se incluyen vencimientos posteriores al corte.
| Recibo | Importe | Cobrado | Pendiente |
|---|---|---|---|
| 1ºA, cuota 3T 2026 Cobrado | 180,00 | 180,00 | 0,00 |
| 1ºB, cuota 3T 2026 Vencido sin cobrar | 180,00 | 0,00 | 180,00 |
| 2ºA, cuota 3T 2026 Cobrado parcialmente | 180,00 | 100,00 | 80,00 |
| 2ºB, cuota 3T 2026 Devuelto | 180,00 | 0,00 | 180,00 |
| Bajo, derrama del ascensor, 1.er plazo Vencido sin cobrar | 250,00 | 0,00 | 250,00 |
| Total | 970,00 | 280,00 | 690,00 |
Según el listado, quedan 690,00 € pendientes: 440,00 € de cuotas (180,00 + 80,00 + 180,00) y 250,00 € de derrama. El recibo devuelto del 2ºB sigue pendiente porque no hay otro pago que lo cubra.
Al mirar el banco aparece una transferencia de 80,00 € del 29/09 con el concepto «2A cuota» que nadie ha asignado al recibo del 2ºA. Hay que decir cuál es cada cifra:
| Concepto | Importe |
|---|---|
| Pendiente según el listado | 690,00 |
| Menos: transferencia de 80,00 € en el banco, pendiente de asignar al 2ºA | −80,00 |
| Pendiente tras revisar | 610,00 |
690,00 € es lo que dice el programa; 610,00 € es lo que quedaría si el pago se asigna al recibo del 2ºA. Hasta que alguien con acceso al programa lo asigne, se anotan los dos números y el motivo de la diferencia.
Cuándo basta con tu programa actual
- Gestionas pocas comunidades y revisas el listado del programa contra el banco al cerrar cada mes.
- El listado ya muestra por recibo lo que necesitas (estado, vencimiento, cobrado) y nadie lo rehace en una hoja.
- Las diferencias con el banco son raras y se resuelven al asignar el pago en el programa.
En esos casos, otra herramienta es trabajo extra. Sigue con el listado de tu programa.
Cuándo compensa juntarlo
- Cada mes repites los mismos cruces entre el listado del programa, el extracto del banco y una o varias hojas.
- Cada persona del despacho cuenta «pendiente» a su manera y no puedes comparar comunidades ni periodos.
- Necesitas pasar de un total al recibo que lo forma sin buscar en tres sitios.
Aquí entra Alarife. Lee una copia de los datos de tu programa, del banco y de tus hojas, y te deja preguntar en español, por ejemplo «¿En qué comunidades hay propietarios con más de tres cuotas vencidas sin pagar?» (pregunta de ejemplo), viendo cada cifra con su comunidad, concepto, periodo y origen. No sustituye tu programa ni escribe en él. Qué se puede responder depende de lo que dé tu programa, y eso se comprueba antes en la revisión. Más en la página para administradores de fincas.
Cómo se trabaja, en cuatro fases
- Revisión
Repasamos contigo qué programas usas y qué listados o exportaciones te dan.
- Diagnóstico
Comprobamos los datos disponibles y las diferencias entre fuentes. Recibes un informe con lo que hay y un alcance cerrado.
- Implantación
Tu equipo empieza a consultar la copia con las preguntas que acordamos.
- Mantenimiento
Mantenemos la copia actualizada y hacemos los ajustes pequeños que vayan haciendo falta.
Cada fase tiene un alcance cerrado y, tras la revisión, un precio cerrado. Sin permanencia.
Cuéntanos qué programas usas
Con eso vemos qué se puede leer y qué preguntas se pueden responder con tus datos.
Cuéntanos qué programas usasPreguntas frecuentes
¿Un recibo devuelto cuenta como cuota pendiente?
Sí, si corresponde a una obligación vencida y exigible y no se ha pagado por otra vía. Comprueba que la devolución se haya registrado y que no exista un pago posterior o una compensación aplicable. Puedes mostrar los devueltos por separado, pero no excluir por ese motivo la deuda impagada del total.
¿Qué diferencia hay entre la deuda de los propietarios y la deuda con el despacho?
La deuda de los propietarios son cuotas y derramas que se deben a la comunidad. La deuda con el despacho son honorarios que la comunidad debe al administrador. Salen de datos distintos y no conviene sumarlas en el mismo total.
¿Sirve Alarife para reclamar o certificar una deuda?
No. Alarife no inicia reclamaciones ni certifica deudas. Ayuda a comprobar cifras. La reclamación y la certificación deben tramitarse por quienes correspondan en la comunidad, con los requisitos de la LPH aplicables a cada caso.
¿Tengo que cambiar de programa para controlar esto con Alarife?
No. Sigues usando tu programa como hasta ahora; Alarife trabaja sobre una copia de los datos y no escribe en él. Qué datos se pueden copiar depende del programa y de su versión, y se comprueba en la revisión.
Fuentes
- Fynkus, base de conocimiento, ¿Cómo sacar un listado de deudas de propietarios?. Consultado el 17/10/2026.
- Fynkus, base de conocimiento, Sacar un informe de recibos pendientes. Consultado el 17/10/2026.
- Onzane, documentación para administradores de fincas, Informes. Consultado el 17/10/2026. Se cita porque advierte de que los informes muestran datos y de que las correcciones se hacen en el módulo que generó el dato.
- OCU, Morosidad en la comunidad de propietarios. Consultado el 17/10/2026. Se cita para quien necesite la vía de reclamación, que esta guía no cubre.
Las funciones de programas de terceros se citan tal como las publica su fabricante o su ayuda en la fecha indicada. Alarife no las ha probado. Si algo no aparece, se dice «no verificado»; no significa que no exista.