Respuesta corta
La IA puede facilitar la consulta de las cifras de un despacho, pero antes necesitas datos accesibles y criterios de cálculo claros. Para una pregunta periódica y sencilla puede bastar el informe de tu programa o una hoja revisada; para otras necesidades puede valorarse un cuadro de mando.
Preguntar en español resulta útil cuando el equipo necesita explorar cifras sin preparar un informe nuevo para cada consulta. Alarife propone reunir las fuentes viables en una copia alojada en la Unión Europea y acordar en un diagnóstico qué preguntas se pueden implementar y comprobar.
Cómo decidir qué usar, paso a paso
- Empieza por una pregunta de cifras, no por la herramienta
Por ejemplo, «¿en qué comunidades hay propietarios con más de tres cuotas vencidas sin pagar a fin de mes?». Escríbela con su fecha y su criterio antes de elegir nada.
- Mira qué responde ya tu programa
IESA anuncia inteligencia artificial integrada en Gesfincas (con chat y app, asistente de facturas y asistente de correo, entre otros) y un cuadro de mandos. CIAX publica que el cuadro de mando de Gesfincas incluye indicadores como la morosidad acumulada y que sus datos pueden exportarse en informes. Es lo que anuncian; comprueba en tu versión qué incluye.
- Valora una hoja revisada
Si el equipo ya conoce Excel, una hoja mantenida y revisada puede bastar para esa consulta.
- Valora un cuadro de mando
Una herramienta como Power BI se conecta a distintos orígenes de datos (la lista está en la documentación de Microsoft). Puede servir para seguimiento y exploración, y necesita que alguien lo construya y lo mantenga cuando cambie el programa o el criterio.
- Valora preguntar en español
Es útil cuando las preguntas cambian cada vez y los datos están ordenados en un mismo sitio, con los criterios acordados. Sin datos ordenados, la respuesta será tan buena como lo sean los datos.
- Exige que cada respuesta se pueda comprobar
Una respuesta debe dar la cifra, la fecha de corte, el criterio, el origen y el detalle que la forma.
- Prevé datos incompletos y cambios de criterio
Si faltan datos, la respuesta será incompleta. Si cambia un criterio, las cifras antiguas pueden dejar de ser comparables. Un profesional del despacho debe revisar las respuestas antes de usarlas fuera.
Comparación editorial de las opciones
| Opción | Uso que puedes valorar | Exige |
|---|---|---|
| Informe del programa | La pregunta es periódica y estándar y los datos están al día. | Que el informe incluya el criterio que necesitas. |
| Hoja revisada (Excel) | Pocas comunidades y una pregunta que se repite. | Que alguien la actualice y la revise. |
| Cuadro de mando (el de tu programa o, por ejemplo, Power BI) | Seguimiento y exploración de cifras. | Datos conectados y alguien que lo construya y lo mantenga. |
| Consulta en español sobre datos ordenados | Las preguntas cambian y hay varias fuentes. | Datos reunidos, criterios acordados y revisión de las respuestas. |
Un cuadro de mando puede servir para seguimiento y exploración. Algunas herramientas, como Power BI con Copilot, también ofrecen preguntas en lenguaje natural, sujetas a requisitos, idiomas y licencias. Las opciones pueden combinarse: decide según las fuentes, las preguntas y quién prepara y mantiene el modelo.
Ejemplo ficticio: una respuesta que se puede comprobar
Datos ficticios
Esta tabla muestra las partes que debería tener una respuesta a una pregunta de cifras. La comunidad es inventada.
| Parte | Contenido |
|---|---|
| Pregunta | ¿Cuánto deben en cuotas los propietarios de Residencial Miralmar a 30/09/2026? |
| Cifra | 1.250,00 € |
| Fecha de corte | 30/09/2026 |
| Criterio | Recibos de cuota vencidos y no cobrados, devueltos incluidos; derramas excluidas. |
| Origen | Listado de recibos del programa, copia del 30/09/2026. |
| Detalle | 5 recibos de 250,00 €: 3ºA, 3ºC, 4ºB, 5ºA y 5ºD. 5 × 250,00 = 1.250,00. |
Si falta alguna de estas partes, la cifra no se puede comprobar. Con otro criterio (por ejemplo, incluir las derramas), la misma pregunta tendría otra respuesta correcta.
Cuándo basta con tu programa actual
- El informe o el cuadro de mando de tu programa ya responde las preguntas que te haces.
- Tus preguntas son siempre las mismas y una hoja revisada las resuelve.
- Tus datos no están ordenados ni tienen criterios claros: antes de ninguna herramienta, habría que arreglar eso.
En esos casos, no hace falta contratar Alarife.
Cuándo compensa juntarlo
- Las respuestas dependen a la vez del programa, del banco y de hojas propias.
- Las preguntas cambian cada semana y no quieres preparar un informe nuevo para cada una.
- Quieres que cada cifra indique su origen y quieres apoyo continuado para mantener la consulta.
Aquí entra Alarife: reúne las fuentes que se puedan leer en una copia alojada en la Unión Europea, y en el diagnóstico se acuerda qué preguntas se pueden implementar y comprobar. Alojar la copia en la UE describe la propuesta de Alarife; no es una auditoría de cumplimiento ni una comparación de seguridad con otras herramientas. Más en la página para administradores de fincas.
Cómo se trabaja, en cuatro fases
- Revisión
Repasamos qué preguntas de cifras te interesan y de qué programas y hojas salen los datos.
- Diagnóstico
Comprobamos qué fuentes se pueden leer y qué preguntas se pueden responder y comprobar. Recibes un informe y un alcance cerrado.
- Implantación
Tu equipo empieza a preguntar sobre la copia con las preguntas acordadas.
- Mantenimiento
Mantenemos la copia actualizada y ajustamos preguntas y criterios cuando hagan falta.
Cada fase tiene un alcance cerrado y, tras la revisión, un precio cerrado. Sin permanencia.
Cuéntanos qué programas usas
Con eso vemos qué fuentes puedes reunir y qué preguntas se pueden responder.
Cuéntanos qué programas usasPreguntas frecuentes
¿Puede equivocarse la IA con las cifras?
Sí. Por eso cada respuesta debe indicar fecha, criterio, origen y detalle, y alguien del despacho debe revisarla antes de usarla fuera. Alarife no promete eliminar los errores.
Mi programa ya incluye IA, ¿necesito algo más?
Puede que no. Si tu programa responde las preguntas que tienes, úsalo. Juntar otras fuentes compensa cuando las respuestas dependen a la vez del programa, del banco y de hojas.
¿Es mejor Alarife que Excel o Power BI?
Depende de las fuentes, las preguntas y quién prepara y mantiene el modelo. Excel y Power BI pueden conectar con distintas fuentes de datos; Power BI con Copilot también ofrece preguntas en lenguaje natural, sujetas a requisitos, idiomas y licencias. Las opciones pueden combinarse.
¿Dónde se guardan los datos?
En una copia alojada en la Unión Europea. Eso describe la propuesta de Alarife; no sustituye una revisión de cumplimiento del despacho ni compara la seguridad con otras herramientas.
Fuentes
- IESA, Inteligencia artificial integrada en Gesfincas. Consultado el 17/10/2026.
- IESA, Cuadro de mandos para tu despacho. Consultado el 17/10/2026.
- CIAX, Cuadro de mando para administradores: KPIs en tiempo real. Consultado el 17/10/2026.
- Microsoft Learn, Obtener datos en Power BI Desktop. Consultado el 17/10/2026.
- Microsoft Support, Importar datos de orígenes de datos con Power Query en Excel. Consultado el 17/10/2026.
- Microsoft Learn, Preguntar sobre los datos con Copilot en Power BI. Consultado el 17/10/2026.
Las funciones de programas de terceros se citan tal como las publica su fabricante o su ayuda en la fecha indicada. Alarife no las ha probado. Si algo no aparece, se dice «no verificado»; no significa que no exista.